Politique de confidentialité

La Politique de confidentialité de NORTH AMERICAN BALL HOCKEY PLAYERS ASSOCIATION (« NBHPA » ou « nous ») est élaborée à partir des règles énoncées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé qui impose aux sociétés privées des règles précises au sujet de la protection des renseignements personnels dans le but d’éviter les incidents de confidentialité qui peuvent porter atteinte à la vie privée des personnes (la « Loi »).

Le respect de votre vie privée et la protection de vos renseignements personnels sont importants pour nous. C’est pourquoi, nous nous engageons à les protéger et à les utiliser selon les meilleures pratiques.

PORTÉE DE LA POLITIQUE

Lorsque vous naviguez sur le site Web de NBHPA ou que vous utilisez l’un des produits et services offerts par NBHPA ou que vous nous fournissez des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter cette politique de confidentialité (cette « Politique »), cette Politique s’applique à vous, ce qui implique que vous en acceptez les modalités et conditions.

Le site Web inclut le site géré par NBHPA, ainsi que toute application mise à la disposition de sa clientèle, ainsi que tout compte officiel de NBHPA sur les médias sociaux (collectivement, notre « site Web »). Les produits et services de NBHPA incluent toute les activités gérées et offertes par NBHPA, y compris les tournois, les championnats, les compétitions, les camps d’entraînement, ainsi que tout service connexe, y compris la création des profils de joueur, la génération de calendriers de tournois et d’horaires de matchs, l’inscription à une couverture d’assurance collective (collectivement, les « Services »).

Cette Politique ne s’applique pas aux sites Web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder par l’intermédiaire de notre site Web et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels sites tiers. Si vous suivez de tels liens, nous vous recommandons d’examiner les politiques sur la protection des renseignements personnels de ces sites tiers avant de soumettre vos renseignements personnels.

OBJECTIF DE LA POLITIQUE

Cette Politique a pour objet de vous informer des raisons et de la façon dont NBHPA, ou toute personne agissant en son nom, va collecter et traiter vos renseignements personnels, ainsi que des droits dont vous disposez. Elle est rédigée au moyen de termes simples et clairs afin d’assurer un consentement éclairé des usagers.

DÉFINITIONS

Dans cette Politique :

  • « incident de confidentialité » signifie un accès à un renseignement ou toute autre utilisation
  • « renseignement personnel » signifie tout renseignement qui concerne une personne
    physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier;
  • « usager » ou « vous » réfère à vous en tant que client de NBHPA ou en tant qu’utilisateur de
    l’un des Services offerts par NBHPA.
1. RESPONSABILITÉS RELATIVES À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

NBHPA est responsable de protéger les renseignements personnels qu’elle détient et a désigné la personne ci-dessous pour en assurer la protection et à qui il faut acheminer les demandes d’informations au sujet de vos renseignements personnels :

  • Jacinthe Brossard, responsable de la protection des renseignements personnels
    j.brossard@nbhpa.com
    100-151, boul. de Mortagne, Boucherville (Québec) J4B 6G4

La responsabilité d’assurer la protection des renseignements personnels incombe à la personne désignée ci-dessus, même si d’autres personnes au sein de NBHPA peuvent être chargées de la collecte et du traitement des renseignements personnels. C’est pourquoi, NBHPA s’est dotée d’une politique de formation et de sensibilisation en matière de vie privée. Celle-ci vise à permettre aux membres du personnel de disposer des connaissances adaptées à leurs fonctions, ainsi qu’aux risques associés au traitement des renseignements personnels auxquels ils ont accès.

Les personnes au sein de NBHPA qui peuvent recueillir et traiter des renseignements personnels, et ce, strictement dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions, comprennent :

  • les personnes du service à la clientèle;
  • les personnes du département de l’administration;
  • les personnes du département informatique;
  • les personnes responsables de fournir des Services à la clientèle.
2. COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous recueillons vos renseignements personnels afin de nous permettre de vous fournir les Services ou de pouvoir vous embaucher. Ils seront recueillis de manière honnête et licite. En ce sens, nous nous engageons à vous expliquer en des termes simples et clairs, avant la collecte ou au moment de celle-ci, à quelles fins seront destinés les renseignements recueillis. Vous êtes en droit de faire supprimer un renseignement vous concernant s’il a été recueilli d’une manière illicite.

Le fait de préciser les fins de la collecte avant ou au moment de celle-ci nous permet de déterminer les renseignements dont nous aurons besoin pour atteindre ces fins. Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et ils seront conservés aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation de ces fins.

Les fins pour lesquelles NBHPA peut recueillir vos renseignements personnels comprennent :

  • établir et valider votre identité et votre admissibilité aux Services;
  • créer ou renouveler votre profil de joueur et gérer votre compte;
  • fournir, maintenir et améliorer les Services;
  • nous permettre d’effectuer des opérations internes en lien avec les Services;
  • communiquer avec vous (par téléphone, poste ou courriel);
  • vous transmettre de l’information générale en lien avec les Services;
  • personnaliser les Services;
  • publiciser les gagnants et les Services;
  • traiter les transactions rattachées aux Services;
  • compiler des statistiques;
  • réaliser la tenue de concours, de sondages et récupérer des avis;
  • vous faire bénéficier de rabais et de promotions auprès de nos partenaires commerciaux;
  • vous employer et vous rémunérer.

Avant de se servir de renseignements personnels à des fins non précisées antérieurement, les nouvelles fins seront précisées. À moins que les nouvelles fins auxquelles les renseignements personnels sont destinés ne soient prévues par la Loi, nous nous engageons à obtenir votre consentement avant de les utiliser à ces nouvelles fins. NBHPA recueillera vos renseignements personnels auprès de vous seulement, sauf si vous consentez à la cueillette auprès de tiers.

Les renseignements personnels concernant un mineur de moins de 14 ans ne pourront être recueillis auprès de celui-ci sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf lorsque cette collecte est manifestement au bénéfice de ce mineur. NBHPA peut recueillir des renseignements personnels à votre sujet sans votre consentement si elle a un intérêt sérieux et légitime et si l’une ou l’autre des conditions suivantes se réalise :

  • les renseignements sont recueillis dans votre intérêt et ne peuvent être recueillis auprès de vous en temps opportun;
  • la cueillette auprès d’un tiers est nécessaire pour s’assurer de l’exactitude des renseignements.

Les renseignements personnels recueillis peuvent inclure :

  • le nom et le prénom;
  • l’adresse postale;
  • l’adresse courriel;
  • les renseignements figurant sur une pièce d’identité;
  • le numéro de téléphone;
  • le sexe;
  • l’âge;
  • la date de naissance;
  • la langue de communication;
  • la photographie (incluant les photographies et vidéos en action);
  • le calibre et les statistiques de jeu;
  • les données nécessaires au traitement des paiements (p. ex. : le numéro de carte de crédit et le code de sécurité qui s’y rattache);
  • des données sur le contenu multimédia (vidéo, audio, application, etc.) auquel vous accédez par l’intermédiaire de nos publications, notre site Web;
  • des données de localisation (p. ex. : il est possible de recueillir des données de localisation à partir de l’adresse IP d’un appareil);
  • d’autres données fournies lorsque vous utilisez notre site Web, notamment les données
    issues de Google Analytics ou de témoins de navigation.

Les moyens utilisés par NBHPA pour recueillir des renseignements personnels peuvent inclure :

  • les entrées de données des usagers;
  • les courriels reçus par notre service à la clientèle;
  • un formulaire en ligne ou en format papier;
  • une application mobile offerte à notre clientèle;
  • l’abonnement à une infolettre;
  • certains témoins (cookies) de notre site Web.

Puisqu’aucune communication sur les médias sociaux (p. ex. : Messenger) n’est entièrement sécurisée, nous vous demandons de ne pas transmettre de renseignements personnels dans vos messages lorsque vous communiquez avec nous de cette façon.

Lorsque nous recueillons des renseignements personnels en ayant recours à une technologie comprenant des fonctions permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage sur vous, nous vous informerons au préalable du recours à une telle technologie et des moyens offerts pour activer ces fonctions. Le profilage s’entend de la collecte et de l’utilisation de renseignements afin d’évaluer certaines caractéristiques d’une personne physique, notamment à des fins d’analyse de la situation économique, de la santé, des préférences personnelles, des intérêts ou du comportement de cette personne.

3. CONSENTEMENT DES PERSONNES CONCERNÉES

Nous nous engageons à obtenir votre consentement avant de recueillir, d’utiliser et de communiquer vos renseignements personnels, sauf dans les situations où le consentement n’est pas requis en vertu de la Loi.

Pour que le consentement soit valable, les fins pour lesquelles les renseignements personnels seront utilisés devront être énoncées de façon que vous puissiez raisonnablement comprendre de quelle manière ces renseignements seront utilisés ou communiqués. Vous devez être en mesure de prendre une décision informée, éclairée et en toute connaissance de cause.

Le consentement d’un mineur de moins de 14 ans doit être exprimé par le titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur. Le consentement du mineur de 14 ans et plus est donné par le mineur, à moins que la loi ne prévoie un consentement par le titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur.

La forme de consentement peut varier selon les circonstances et la nature des renseignements recueillis. En général, nous cherchons à obtenir un consentement explicite dès qu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible (p. ex. : un renseignement de santé). Un consentement implicite est généralement jugé suffisant lorsque le renseignement personnel est moins sensible.

Les moyens utilisés par NBHPA pour obtenir votre consentement peuvent inclure :

  • un formulaire en ligne ou en format papier;
  • une case vous permettant d’accepter ou de refuser le consentement;
  • de vive voix lorsque les renseignements personnels sont recueillis en personne ou par
    téléphone;
  • une fenêtre vous permettant de paramétrer les témoins de connexion (cookies).

Généralement, nous obtenons votre consentement avant la collecte des renseignements personnels ou au moment de celle-ci. Dans certains cas, le consentement peut être obtenu après la collecte, mais avant de se servir des renseignements (p. ex. : lorsque nous souhaitons utiliser des renseignements personnels à des fins non précisées antérieurement). Votre consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il a été demandé.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. Toutefois, le retrait de votre consentement pourrait signifier que nous ne serons plus en mesure de vous fournir certains Services ou de vous garder à notre emploi. Nous vous informerons des conséquences potentielles et des risques associés à un tel retrait. En cas de demande de révocation du consentement, à moins que la Loi ne le permette pas, nous procéderons à la suppression des renseignements concernés par la révocation dans un délai de 30 jours.

4. CONFIDENTIALITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans le cadre de nos activités, notre personnel et nos contractants peuvent avoir accès à vos renseignements personnels s’ils sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. C’est pourquoi, nous les sensibilisons à l’importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements qu’ils utilisent. Nous ne divulguerons pas à un tiers vos renseignements personnels, sauf si vous y consentez ou si cette divulgation est prévue par la Loi.

Toutefois, lorsque requis pour vous rendre les Services ou pour vous embaucher, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des prestataires de services et des mandataires de qui nous exigeons qu’ils respectent les mêmes obligations en matière de protection des renseignements personnels que nous. Ils collaborent avec nous pour fournir :

  • les solutions technologiques (centre de données, stockage de données et sauvegarde,
    services d’hébergement, services de maintenance et support, profil de joueurs);
  • les services professionnels (fiscalité, comptabilité, juridique, corporative);
  • les services financiers et opérations bancaires;
  • les services d’assurances.

Dans l’éventualité où un transfert de renseignements personnels à l’extérieur du Québec serait nécessaire, par exemple dans l’infonuagique, ou si la communication s’inscrit dans le cadre d’un projet en technologie de l’information, nous procéderons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en tenant compte de la sensibilité du renseignement, de son utilisation, des mesures de protection dont le renseignement bénéficierait et les principes de protection des renseignements personnels applicables dans l’État où ce renseignement serait communiqué.

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence. Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements personnels au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.

Nous pouvons également communiquer un renseignement personnel à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants :

  • le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien
    dans le cadre des services que nous fournissons à une personne;
  • nous agissions en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de
    pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.
5. UTILISATION DE L’IMAGE

Dans le cadre de nos activités, nous utilisons des photos et des vidéos à des fins d’organisation, de marketing et de publicité.

Nous ne pouvons utiliser une photo ou une vidéo de vous à moins que vous nous permettiez de le faire. C’est votre droit à l’image et c’est à vous de décider de l’utilisation qui peut être faite de cette image. Vous pouvez donc vous opposer à sa reproduction ou à sa diffusion.

Les images diffusées par NBHPA peuvent inclure :

  • la photo du joueur sur son passeport NBHPA;
  • les photos d’équipes;
  • les photos et vidéos prises lors des événements, y compris les entrevues;
  • les vox pop (sondage d’opinion effectué auprès d’individus arrêtés au hasard).

Nous nous engageons à obtenir votre consentement avant de diffuser une photo ou une vidéo de vous. Bien qu’un consentement écrit soit préférable afin d’éviter toute ambiguïté, un consentement oral peut suffire. Toutefois, quelle que soit la forme de cette autorisation, celle-ci doit être très claire.

6. EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous veillons à ce que vos renseignements personnels qui servent de façon continue, y compris les renseignements qui peuvent être communiqués à des tiers, soient généralement à jour et exacts au moment où ils sont utilisés.

Nous ne mettons pas systématiquement à jour vos renseignements personnels à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis. Le degré d’exactitude et de mise à jour de vos renseignements dépend des changements que vous nous communiquez, des entrées de données dans votre compte NBHPA et des mises à jour effectuées lors de votre utilisation des Services.

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour. C’est pourquoi, nous vous recommandons de nous tenir informés si vos renseignements personnels changent.

7. MESURES DE SÉCURITÉ

Nous prenons les mesures de sécurité nécessaires pour assurer la protection de vos renseignements personnels. La nature des mesures varie en fonction de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.

Les méthodes de protection de NBHPA comprennent :

  • des moyens physiques : le verrouillage des classeurs et le contrôle des accès aux lieux
    où sont conservés les renseignements personnels (bureaux et serveurs);
  • des mesures de gouvernance : la nomination d’une personne responsable de la protection
    des renseignements personnels, la formation du personnel et la mise en place de
    politiques claires et efficaces;
  • des mesures administratives : la sécurité des postes de travail et le contrôle des accès
    aux renseignements personnels grâce à des autorisations sécuritaires;
  • des mesures techniques : l’usage d’identifiants et de mots de passe robustes, le cryptage des données et la mise en place d’un pare-feu.

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous fournissez.

En cas d’incident de confidentialité, nous prendrons rapidement des mesures afin de diminuer le risque qu’un préjudice vous soit causé. Nous aviserons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées de tout incident présentant un risque sérieux de préjudice.

Toutefois, une personne dont un renseignement personnel est concerné par un incident de confidentialité ne sera pas avisée si et tant que cela est susceptible d’entraver une enquête faite par une personne ou par un organisme qui est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois.

Soyez prudent lorsque vous recevez des courriels suspects. Avant d’ouvrir un courriel qui vous semble suspect provenant de NBHPA, communiquez avec nous par un autre moyen (p. ex. : le téléphone) pour confirmer la provenance du courriel en question. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements à votre sujet ont été compromis, veuillez communiquer avec nous sans tarder aux coordonnées indiquées à l’article 1 de cette Politique.

8. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

La Loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :

  • Accès et rectification : Vous avez le droit d’être informé de l’existence, de l’utilisation et de la communication de vos renseignements personnels et pourrez les consulter.
    Vous pouvez accéder à certains des renseignements personnels que vous avez fournis à partir de votre compte sur www.nbhpa.com, si vous en avez un.
    Vous pouvez contester l’exactitude et l’intégralité de vos renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées. Lorsque vous démontrez que des renseignements sont inexacts ou incomplets, nous apporterons les modifications nécessaires. S’il y a lieu, l’information modifiée sera communiquée aux tiers ayant accès à l’information en question.
  • Cessation de diffusion : Vous avez le droit de demander la cessation de la diffusion de vos renseignements personnels et de désindexer tout lien rattaché à votre nom qui donne accès à ces renseignements par un moyen technologique.
  • Retrait du consentement : Vous avez le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
  • Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de cette Politique. Votre demande doit obligatoirement être accompagnée d’une copie d’un document d’identité valide avec photo et signature. Si la demande est faite au nom d’une autre personne, la personne doit fournir un formulaire de consentement, une procuration ou un mandat signé par cette personne.

Nous vous répondrons par écrit au plus tard dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Vous pourrez en prendre connaissance à distance et d’en obtenir une copie. L’accès aux renseignements personnels est gratuit. Toutefois, des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements.

Lorsqu’une demande est refusée, nous motivons notre refus en indiquant la disposition législative appropriée ou les raisons. Ces raisons peuvent comprendre le coût exorbitant de la fourniture de l’information, le fait que les renseignements personnels contiennent des détails sur d’autres personnes, l’existence de raisons d’ordre juridique, des raisons de sécurité ou des raisons d’ordre commercial exclusives et le fait que les renseignements sont protégés par le secret professionnel ou dans le cours d’une procédure de nature judiciaire. Sur demande, une personne peut vous aider à comprendre le refus, par exemple, en se rendant disponible pour une discussion de vive voix.

Si vous avez fait une demande et que vous n’êtes pas satisfait de notre décision, vous pouvez déposer une plainte officielle auprès de la Commission d’accès à l’information qui pourrait être en mesure de revoir notre décision.

9. TRANSPARENCE

Nous faisons preuve de transparence au niveau de nos politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels que nous détenons. Sur demande, vous pourrez obtenir de l’information au sujet de ces politiques et pratiques et cette information vous sera disponible sous une forme aisément compréhensible dans un délai de 30 jours suivant la réception de la demande.

10. POSSIBILITÉ DE PORTER PLAINTE

Nous avons établi un processus de traitement des plaintes concernant notre gestion des renseignements personnels, afin d’y donner suite. La procédure est simple et les plaintes sont traitées de façon confidentielle.

Nous ferons enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, nous prendrons les mesures appropriées, y compris la modification de nos politiques et pratiques au besoin.

Vous pouvez formuler une plainte au sujet du respect de cette Politique ou à l’égard de la façon dont nous avons traité vos renseignements personnels en communiquant avec la personne responsable d’assurer le respect de celle-ci :

  • Jacinthe Brossard, responsable de la protection des renseignements personnels
    j.brossard@nbhpa.com
    100-151, boul. de Mortagne, Boucherville (Québec) J4B 6G4

Entrée en vigueur : 22 septembre 2023

Dernière mise à jour : 22 septembre 2025

Nous joindre

info@nbhpa.com